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个人档案通常不由个人持有，而是依据具体情况由不同的机构负责管理。一些单位提供档案保管服务，而某些公司则不具备专门的档案管理职位，此时，个人档案应被寄存于所属市或区的人力资源管理部门。这样做确保了档案的安全与规范管理，符合国家对档案管理的规定和要求。通过这种方式，即使在缺乏单位直接管理的情况下，个人的职业记录也能得到妥善维护，保证了个人信息的连续性和官方认可性。
个人的社保记录通常由社会保障服务机构或人力与社会保障部门保管。这些部门承担着维护与管理个体社保资料的任务，致力于保障信息的安全性与功能完整性。
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